Como ser proativo enquanto assistente executivo

Os assistentes executivos são muito importantes para executivos, gestores e diretores. O seu apoio é muito valioso, mesmo que nem sempre seja muito visível.

Como ser proativo como assistente executivo quando tem tempo livre

Ser assistente executivo nem sempre significa apenas reagir a tarefas. Muitas vezes, os melhores momentos para se destacar são quando tudo está calmo e pode aproveitar o tempo livre para se antecipar.

Depois de trabalhar com assistentes virtuais durante algum tempo, passei a valorizar quando tomavam a iniciativa, em vez de ficarem à espera de tarefas. Sobretudo quando eram pagos à hora.

Eis algumas formas simples de ser proativo:

• Consulte o calendário e a caixa de entrada – Antecipe as próximas reuniões, os prazos ou as viagens. Identifique conflitos ou informações em falta antes que se tornem problemas.
• Organize ficheiros e notas – Organize documentos, atualize listas de contactos ou prepare resumos. Um sistema organizado poupa tempo mais tarde.
• Dê seguimento a assuntos pendentes – Alguém ainda não respondeu? Envie uma mensagem de seguimento cordial. Assim, os projetos continuam a avançar.
• Prepare informações com antecedência – Prepare tópicos para discussão, crie uma lista de verificação ou reúna os materiais de que o seu chefe vai precisar em breve.
• Aprenda e melhore – Aproveite os momentos livres para dominar uma ferramenta ou um processo que lhe permita trabalhar com mais eficiência.
• Ofereça ajuda – Um simples «Há alguma coisa em que possa ajudar para lhe aliviar a carga?» demonstra iniciativa e inspira confiança.

O tempo livre não é tempo perdido: é a sua oportunidade de pensar com antecedência, evitar problemas e facilitar a vida do seu executivo.

Aproveite o que já tem ao seu dispor

Já tem acesso ao calendário, às tarefas e aos e-mails dessa pessoa, certo? Então, não fique simplesmente à espera — analise-os.

Veja o calendário: todas as reuniões estão claras? Têm as ligações, os locais ou as notas certas? Talvez possa preparar um breve resumo para que o seu chefe esteja preparado quando chegar.

Verifique a lista de tarefas: está desorganizada? Pode organizar o que é urgente, acrescentar informações em falta ou definir lembretes? Só de a organizar um pouco, pode poupar-lhe tempo mais tarde.

Depois, os caixa de entrada: assinalar o que é importante, redigir uma ou duas respostas e ver se há emails que precisam de resposta. Por vezes, agrupar emails semelhantes já faz uma grande diferença.

E se, depois de tudo isso, ainda não encontrar nada urgente? Faça um pequeno relatório de tempo.

Por exemplo: «Na semana passada, passou 12 horas em reuniões e apenas 3 horas a trabalhar com concentração.» Este tipo de informação pode ajudar a trabalhar de forma mais eficiente.

Ser proativo não significa estar sempre ocupado só por estar. Significa identificar pequenas coisas que pode fazer agora para facilitar a vida mais tarde.