Etiquetas de e-mail no Actor: organize a sua caixa de entrada com um propósito
No Actor, acreditamos que a sua caixa de entrada deve trabalhar para a seu favor, não contra si. Para ajudar a manter tudo sob controlo, concebemos um conjunto de etiquetas inteligentes predefinidas que organizam automaticamente os seus e-mails se baseiam na intenção e no contexto.
Veja uma breve descrição das etiquetas que o Actor usa por predefinição:
- Requer ação – E-mails que requerem a sua atenção ou a conclusão de uma tarefa.
- A responder – Mensagens que aguardam uma resposta ou um seguimento da sua parte.
- Ler mais tarde – Conteúdos informativos a que poderá querer voltar quando tiver mais tempo.
- Reunião – E-mails sobre chamadas agendadas, convites ou resumos de reuniões.
- Finanças – Tudo o que esteja relacionado com pagamentos, faturas, recibos ou orçamentos.
- Deslocações – Reservas, itinerários e confirmações de viagem num só lugar.
- Promoção – E-mails de marketing, ofertas ou promoções especiais.
- Notificação – Atualizações automáticas de ferramentas, serviços ou plataformas.
- À espera de resposta – Mensagens enviadas às quais aguarda resposta.
Estas etiquetas são aplicadas automaticamente pela nossa IA para manter a sua caixa de entrada organizada e pronta para agir — para que se possa concentrar no que realmente importa.
Vejamos cada etiqueta e para que serve:
1. Requer ação
Esta etiqueta destina-se a e-mails que exigem você que faça alguma coisa. Quer se trate de preencher um formulário, tomar uma decisão ou concluir uma tarefa, o Actor assinala estes e-mails para que não se percam no meio dos outros.
Exemplo: Um e-mail de um colega a pedir-lhe que reveja um documento ou aprove um orçamento.
2. A responder
Estas são conversas que aguardam uma resposta seu resposta. O Actor ajuda-o a manter-se disponível, identificando as mensagens que ainda aguardam uma resposta sua.
Exemplo: Um e-mail de um cliente a pedir uma atualização sobre um projeto, ao qual ainda não respondeu.
3. Ler mais tarde
Alguns e-mails não são urgentes, mas continuam a ser valiosos. O Actor identifica-os para que possa voltar a eles quando tiver mais tempo.
Exemplo: Uma newsletter com tendências do setor ou um documento técnico que queira ler quando as coisas acalmarem.
4. Reunião
Os e-mails relacionados com agendamentos ou reuniões são identificados com esta etiqueta. O Actor deteta convites de calendário, links do Zoom e notas de reuniões, para que esteja sempre preparado.
Exemplo: Um convite de calendário para a próxima reunião de equipa ou um resumo da sua última reunião individual com o seu responsável.
5. Finanças
Os assuntos financeiros merecem um espaço próprio. O Actor agrupa nesta etiqueta os e-mails relacionados com faturas, pagamentos e relatórios financeiros, para que seja fácil encontrá-los.
Exemplo: Uma fatura mensal do seu software de contabilidade ou um recibo de uma viagem de negócios.
6. Deslocações
O Actor deteta e-mails relacionados com reservas, voos e alojamento, para que não tenha de procurar na caixa de entrada quando estiver em viagem.
Exemplo: Um e-mail de confirmação da companhia aérea ou uma reserva de hotel para a próxima conferência.
7. Promoção
Os e-mails promocionais, as ofertas especiais e as campanhas de marketing são identificados com uma etiqueta e postos de lado. Pode consultá-los quando lhe for conveniente, sem distrações.
Exemplo: Um desconto de 20% na sua loja favorita ou uma campanha sazonal de uma ferramenta SaaS.
8. Notificação
O Actor reconhece e-mails gerados automaticamente e alertas de ferramentas e serviços, reunindo-os num único espaço organizado.
Exemplo: Uma notificação do Trello sobre a atualização de uma tarefa ou um alerta de segurança do seu fornecedor de armazenamento na nuvem.
9. À espera de resposta
Esta etiqueta acompanha os emails que enviou que precisam de resposta. É um lembrete gentil para dar seguimento se ainda não tiver recebido resposta.
Exemplo: Um email de seguimento a um parceiro sobre um contrato que ainda está pendente.
Gestão de etiquetas de e-mail com IA
Para explicar o funcionamento das etiquetas no Actor e ajudar os utilizadores a perceber como geri-las de forma eficiente, aqui fica uma estratégia simples.
Todas as etiquetas são aplicadas automaticamente, consoante o conteúdo do email e o contexto da conversa/histórico.
A responder e À espera de resposta são removidas automaticamente quando o Actor deteta que a tarefa foi concluída (respondeu a esse email ou o destinatário respondeu ao seu email).
São detetados os emails que contêm tarefas por realizar e as tarefas são extraídas. Pode consultar as tarefas de cada email no painel do Actor.
No caso destes emails, deve marcá-los como concluídos quando as tarefas estiverem terminadas.
Reveja e limpe periodicamente etiquetas como “Promoção” ou “Ler mais tarde” para manter a caixa de entrada organizada.
Ou utilize Aplicações Actor para limpar automaticamente esses e-mails
