Como combinar os calendários Google e Outlook?
Gerir um único calendário já é suficientemente difícil.
Gerir um Google Calendar, um calendário de trabalho do Outlook, um calendário pessoal, um calendário familiar e talvez alguns calendários partilhados pode tornar-se rapidamente confuso.
Consulta um calendário e pensa que estás livre.
Depois, lembras-te de que tens uma reunião à mesma hora na outra conta.
É assim que surgem as marcações duplicadas.
O verdadeiro problema não é as pessoas precisarem de mais uma aplicação de calendário. A maioria já utiliza o Google Calendar ou o Outlook Calendar. O verdadeiro problema é este:
A tua disponibilidade está repartida por demasiados calendários.
É esse o problema que estamos a começar a resolver no ActorDo. Faz parte da secção Agenda diária.
Porque é útil combinar os calendários Google e Outlook
Muitas pessoas já não usam apenas um calendário.
Podes ter:
- um calendário de trabalho do Outlook
- um calendário pessoal do Google
- um calendário familiar
- um calendário partilhado da equipa
- um calendário de projeto
- uma conta adicional de outra empresa ou de um cliente
Cada calendário mostra apenas uma parte da tua agenda.
Mas, quando alguém pergunta: «Estás livre amanhã às 2pm?», precisas de ter uma visão completa.
Não precisa de juntar tudo num único calendário.
Precisa de um único lugar onde possa ver a sua disponibilidade real em todos os seus calendários.
O problema comum de ter vários calendários
A maioria das ferramentas de calendário permite ligar-se a outros calendários ou subscrevê-los, mas ainda assim pode ser difícil responder a perguntas simples como:
- Estou mesmo livre na próxima terça-feira?
- Tenho reuniões sobrepostas?
- Que calendário está a bloquear este horário?
- Consigo reservar duas horas para trabalhar com concentração?
- Tenho conflitos entre eventos profissionais e pessoais?
- Como é a minha semana, na prática, em todas as contas?
Isto torna-se ainda mais difícil quando usa o Google e o Outlook.
Por exemplo, o seu calendário profissional do Outlook pode mostrar que está disponível, mas o seu Calendário Google pessoal pode ter uma consulta no dentista. Ou o seu Calendário Google pode parecer livre, enquanto o seu calendário do Outlook tem uma chamada com um cliente.
Isto significa que a sua disponibilidade está tecnicamente visível em algum lado, mas não é fácil de perceber.
Combinar calendários não deve significar substituir a sua aplicação de calendário
Não achamos que o ActorDo deva substituir Google Calendar ou Calendário do Outlook. Pessoalmente, uso-os para vários negócios, clientes ou projetos, e funcionam muito bem.
Estas ferramentas já são boas para criar eventos, convidar pessoas, gerir reuniões e sincronizar com os seus dispositivos.
O ActorDo é diferente.
A ideia é criar uma camada de assistência sobre os seus calendários.
Em vez de tentar tornar-se mais uma aplicação de calendário, o ActorDo ajuda-o a responder:
«Qual é a minha disponibilidade real em todos os meus calendários?»
Essa é a principal diferença.
O que faz a secção de calendário do ActorDo
A nova secção de calendário do ActorDo assenta em três ideias simples.
1. Ver vários calendários de várias contas
Pode ligar contas Google e Outlook, e cada conta pode ter um ou mais calendários.
Por exemplo:
- Calendário pessoal do Google
- Calendário familiar do Google
- Calendário profissional do Outlook
- Calendário de projetos do Outlook
- calendário partilhado da empresa
O ActorDo pode mostrar os calendários selecionados em conjunto, para que possa ter uma visão do seu tempo em todas as contas.
Isto é especialmente útil se tiver os calendários pessoal e profissional separados.
[Captura de ecrã: seletor de calendários ligados]
2. Identificar conflitos de agendamento
Uma das funcionalidades mais úteis é a deteção de conflitos.
O ActorDo pode analisar os calendários selecionados e encontrar eventos sobrepostos.
Por exemplo:
A sua chamada de trabalho sobrepõe-se a um compromisso pessoal em 30 minutos.
Em vez de simplesmente mostrar dois blocos sobrepostos, o ActorDo deve explicar o que está a acontecer:
- quais são os eventos que coincidem
- quando ocorre a sobreposição
- quais são as contas/calendários envolvidos
- se o conflito parece importante
Isto ajuda a detetar problemas antes que se tornem motivo de stress.
[Captura de ecrã: vista de conflitos no calendário]
3. Encontrar tempo para se concentrar em vários calendários
Outra funcionalidade útil é encontrar tempo livre.
Não basta consultar um calendário e ver um espaço vazio. Esse período pode estar ocupado noutro calendário de outra conta.
O ActorDo pode analisar os calendários selecionados e sugerir blocos de tempo realistas para se concentrar.
Por exemplo:
Sexta-feira, das 09:00 às 11:00, parece ser o melhor período livre que tem esta semana.
Este período é útil para trabalho que exige concentração, tarefas administrativas, planeamento, escrita ou qualquer outra atividade que precise de tempo sem interrupções.
[Captura de ecrã: sugestões de períodos de concentração]
Exemplo: calendário pessoal do Google + calendário profissional do Outlook
Imagine esta configuração:
- As suas reuniões profissionais estão no Outlook
- Os seus compromissos pessoais estão no Calendário Google
- Os eventos da sua família estão noutro Calendário Google partilhado
Num fluxo de trabalho normal, poderá ter de verificar todos os calendários manualmente.
No ActorDo, deverá poder selecionar esses calendários e ver uma vista combinada.
Depois, o Actor pode ajudar a responder:
- “Tenho conflitos na próxima semana?”
- “Quando é que estou disponível amanhã?”
- “Encontra 90 minutos para trabalho concentrado.”
- “Qual é o dia menos preenchido?”
- “Mostra-me apenas os eventos relacionados com o trabalho.”
- “Posso alterar esta reunião?”
Assim, o calendário torna-se mais útil do que um simples horário visual.
Passa a ser um pequeno assistente de planeamento.
Porque é que isto é importante
Quanto mais contas tiver, mais fácil será perder o controlo da sua agenda.
Pode não se aperceber de conflitos.
Pode aceitar reuniões quando, na verdade, não está disponível.
Pode nunca reservar tempo para trabalhar com concentração.
Pode passar demasiado tempo a verificar calendários manualmente.
Combinar calendários do Google e do Outlook não é apenas uma questão de conveniência.
Ajuda-o a tomar melhores decisões sobre como gerir o seu tempo.
O que estamos a desenvolver agora
A primeira versão da secção de calendário do ActorDo centra-se em:
- ver em conjunto os calendários Google e Outlook selecionados
- mostrar a disponibilidade em várias contas
- detetar eventos sobrepostos
- listar conflitos de agendamento
- sugerir blocos de tempo para concentração e trabalho
- permitir-lhe fazer perguntas ao Actor sobre a sua agenda
Foi concebida para ser simples.
Não pretendemos criar uma substituição completa da aplicação de calendário.
Estamos a criar uma forma melhor de compreender quando está realmente disponível.
Consideração final
Se utiliza apenas um calendário, talvez isto não lhe pareça um grande problema.
Mas, se o seu tempo está dividido entre calendários Google, Outlook, profissionais, pessoais, familiares e partilhados, então o seu calendário já não é, na realidade, um único calendário.
É uma visão fragmentada da sua vida.
O objetivo do ActorDo é reunir tudo isso e ajudá-lo a responder à pergunta mais importante:
«Quando é que estou realmente disponível?»