Análises do Actor de outubro de 2025
Sou da área dos dados e adoro trabalhar com números, por isso aqui está a nossa primeira visão geral das contas de utilizador no Actor.
Analisámos mais de 1.75 milhões de e-mails e eventos de calendário de profissionais que utilizam Actor, assistente de IA para gerir a caixa de entrada e o calendário.
Algumas conclusões surpreenderam-nos:
- 📨 60% das caixas de entrada são «ruído» (promoções + notificações)
- ⏱️ Tempo mediano de resposta: 11 h 7 min, mas a resposta mais rápida foi 27 segundos
- 🗓️ A sexta-feira tem a taxa de resposta mais baixa
- 💬 Conversa de e-mail mais longa: 88 respostas
- 📅 Algumas pessoas participaram em 92 reuniões numa semana! (na verdade, não temos a certeza se participaram ou simplesmente faltaram)
Criámos isto para perceber como os utilizadores lidam com a sobrecarga de comunicação.
Gostávamos de saber: o que mais lhe faz perder tempo — os e-mails ou as reuniões?
Perspetivas obtidas a partir de mais de 1,750,000 e-mails e eventos de calendário
Tendências mensais de produtividade no local de trabalho, com base em profissionais reais
Todos os meses, no Actor, analisamos a atividade agregada e anonimizada de milhares de contas Gmail e Outlook ligadas para perceber como trabalham realmente os profissionais ocupados.
Hoje, estamos a publicar o Relatório de produtividade de outubro de 2025, que abrange Mais de 1.75M+ e-mails, respostas, acompanhamentos e eventos de calendário.
Por que publicamos isto?
Porque profissionais, jornalistas e criadores de conteúdo procuram constantemente respostas a perguntas como:
- Quanto ruído de e-mails as pessoas recebem atualmente?
- Qual é um tempo de resposta normal no trabalho?
- As pessoas têm mesmo reuniões a mais — ou é apenas uma sensação?
- Em que dia da semana há mais tráfego de e-mails?
- Quando é mais provável que as pessoas respondam?
- Como se traduz, em números, a «sobrecarga de e-mails»?
Este relatório apresenta respostas baseadas em dados, não especulações.
Abaixo, apresentamos os padrões mais notáveis dos dados de outubro.
O ruído na caixa de entrada nunca foi tão elevado: 60.1% de todos os emails
Quase dois terços do volume da caixa de entrada vêm de Promoções (45.7%) e Notificações (15%).
Isto significa que a caixa de entrada do profissional médio é dominada por mensagens que não permitem agir e não exigem qualquer tomada de decisão.
Para as equipas sobrecarregadas com a comunicação, isto evidencia uma verdade simples: a caixa de entrada não é o problema — o problema é o ruído.
Às quartas e quintas-feiras há mais emails
À semelhança dos meses anteriores, o volume de emails atinge o pico a meio da semana:
- Quarta-feira é o dia mais ativo
- Segunda-feira, terça-feira e quinta-feira vêm logo a seguir
- À sexta-feira, há uma queda visível
- Os fins de semana continuam relativamente tranquilos
Este padrão é importante para jornalistas e criadores que produzem conteúdos sobre a cultura de trabalho e os ciclos de produtividade.
Comportamento de acompanhamento: as terças e quartas-feiras são os dias mais eficazes
Se alguma vez se perguntou em que altura é mais provável receber uma resposta, os dados são claros:
- Probabilidade geral de resposta: 67.71%
- Melhores dias para enviar mensagens de seguimento: terça-feira e quarta-feira
- Pior dia: sexta-feira (nada de surpreendente)
Os profissionais que planeiam contactos comerciais, emails de recrutamento, propostas de relações públicas ou mensagens de acompanhamento ao sucesso do cliente podem usar estes dados como referência.
Referências para o tempo de resposta: mediana = 11h 7m
Esta é uma das perguntas mais pesquisadas na Internet:
«Qual é o tempo de resposta normal no trabalho?»
Em outubro:
- Tempo mediano de resposta: 11 horas, 7 minutos
- Resposta mais rápida: 27 segundos
Este intervalo reflete a realidade do trabalho moderno: as pessoas respondem, mas não instantaneamente.
Também sugere que as expectativas de «respostas imediatas» são irrealistas.
As reuniões estão a aumentar: .5107 reuniões online detetadas
O volume de reuniões online continua elevado:
- Google Meet: 43% de reuniões
- Microsoft Teams: 38%
- Zoom: 19%
O calendário mais preenchido de que há registo 92 eventos numa única semana, mostrando como algumas cargas de trabalho podem ser extremas.
Curiosidades da caixa de entrada que vale a pena assinalar
Estas informações destinam-se a jornalistas e criadores que procuram dados invulgares sobre comportamentos no local de trabalho:
- Maior caixa de entrada processada: 19,226 promoções
- Conversa de e-mail mais longa: 88 respostas
- Maior número de e-mails recebidos por uma pessoa num só dia: 1211
Estes casos extremos podem servir de ótimos ganchos para artigos sobre esgotamento, hiperconetividade ou normas de comunicação modernas.
Impacto: 739 dias poupados
Entre todos os utilizadores do Actor em outubro:
- 1,993,716 e-mails foram categorizados automaticamente
- 353,218 tarefas de e-mail foram extraídos e apresentados
- Tempo estimado poupado: 739 dias de trabalho humano
- As respostas em rascunho e as ações sugeridas reduziram significativamente a carga cognitiva
Para as equipas que têm dificuldade em acompanhar o volume de emails, estes números mostram o impacto real que a automatização pode ter.
Notas após a publicação
Depois de publicarmos este infográfico, percebemos que há alguns aspetos importantes que vale a pena mencionar:
- As pastas de spam / arquivo / lixo do Gmail e do Outlook são completamente ignoradas
- Alguns utilizadores têm configurações que movem efetivamente os e-mails diretamente para essas pastas, e estes ainda devem ser considerados Promoções (muito provavelmente)
Esta é a primeira versão das nossas estatísticas agregadas e anónimas. Planeamos criá-las mensalmente e tentar melhorá-las.
Se tiver ideias ou achar que há algo que valha a pena acrescentar a estas estatísticas, diga-me aqui ou por email.