Preparação para reuniões: como se preparar antes de uma chamada ou reunião (sem perder tempo)
A maioria das reuniões corre mal antes mesmo de começar. Não porque as pessoas sejam incompetentes, mas porque não estão preparadas.
Uma preparação para a reunião resolve isso.
O que é um briefing de reunião?
A preparação para uma reunião é um breve resumo que consulta antes de antes uma chamada ou reunião.
Dá-lhe contexto. Explica por que motivo a reunião está a acontecer. Recorda-lhe o que é importante. Uma boa preparação cabe num ecrã e demora apenas alguns minutos a consultar.
Importa também dizer que não é uma agenda da reunião.
Briefing de reunião vs. agenda da reunião
Esta é uma fonte comum de confusão. As preparações e as agendas têm finalidades diferentes e, muitas vezes, precisa de ambas.
Agenda da reunião
- Descreve o que vai acontecer
- Lista os temas e os horários
- Partilhado com todos os participantes
Preparação para a reunião
- Descreve o que precisa de saber
- Centra-se no contexto e nas decisões
- Utilizado antes de participar na reunião
Porque é que os briefings de reunião são importantes
As preparações para reuniões ajudam-no a:
- participar nas reuniões com preparação
- evitar explicações repetidas
- fazer perguntas melhores
- tomar decisões mais rapidamente
- reduzir o tempo das reuniões
Para profissionais ocupados, a preparação é uma vantagem.
Quando deve usar um briefing de reunião?
Você não precisa de uma para cada reunião.
Você realmente necessidade um caso em que:
- espera-se que sejam tomadas decisões
- existe um historial ou contexto
- estão envolvidas pessoas externas
- a reunião tem consequências
Exemplos típicos:
- chamadas de vendas
- reuniões com clientes
- reuniões de alinhamento executivo
- chamadas com investidores
- entrevistas
Estrutura de um briefing de reunião
1. Objetivo da reunião
Porque é que esta reunião existe? Que problema deve resolver?
2. Participantes e funções
Quem vai participar?
- decisor
- influenciador
- observador
Isto ajuda a orientar a conversa. Quando a reunião é com pessoas que não conhece, é preferível procurar algumas informações sobre os participantes. Pode ser uma consulta rápida ao perfil do LinkedIn, ao blogue ou ao site.
3. Antecedentes e contexto
O que aconteceu antes?
- reuniões anteriores
- questões em aberto
- limitações conhecidas
4. Temas ou questões principais
O que tem de ser discutido?
O que tem de ser respondido?
Limite-se ao essencial.
5. Documentos ou ligações relevantes
Inclua apenas o que é necessário e relevante para a reunião. Certifique-se de que não inclui informações desatualizadas nem assuntos já discutidos (sobretudo numa reunião de equipa).
- e-mails anteriores
- documentos, apresentações
Demasiadas ligações reduzem a clareza. Concentre-se em resumir o que é importante.
6. Resultado pretendido
O que deve estar definido após a reunião?
- decisão tomada
- aprovação concedida
- próximos passos definidos
Qual deve ser a duração de um briefing de reunião?
Breve, mas incluindo toda a informação relevante. Uma boa regra:
- 5-10 minutos para criar
- 2 minutos para ler
Se demorar mais, é demasiado demorado.
Como preparar um briefing de reunião, passo a passo
Um processo simples que uma assistente virtual segue para o seu gerente:
- Abrir o evento do calendário
- Pesquisar e-mails ou mensagens recentes
- Indicar o objetivo
- Enumerar os pontos principais
- Definir o resultado (normalmente, este deve fazer parte do evento do calendário)
Fique por aqui. Não inclua a agenda no briefing.
Erros comuns na preparação de reuniões
Evite estes erros:
- redigir documentos longos
- copiar a agenda completa
- acrescentar contexto desnecessário
- não o rever antecipadamente
Um briefing não é documentação e não precisa de copiar e colar informações de documentos ou e-mails.
É apenas uma preparação rápida.
Como automatizar os briefings das suas reuniões
A maior parte do conteúdo do briefing já existe em:
- o seu calendário
- sua caixa de entrada
- documentos partilhados
- listas de tarefas
Embora recolher as informações manualmente seja a melhor forma de o fazer, pode contar com a ajuda destas ferramentas de IA.
Por isso, os briefings de reuniões são ótimos candidatos à automatização.
Ferramentas como ActorDO estão a avançar no sentido de gerar briefings concisos automaticamente, com base no contexto que já tem, antes de cada reunião.