O que torna o Viva Insights um bom suplemento do Outlook?
As nossas caixas de entrada, calendários e conversas podem facilmente desviar-nos das nossas melhores intenções de nos concentrarmos em trabalho exigente, estabelecermos limites claros e colaborarmos de forma saudável.
É aí que o Viva Insights para Outlook pode ajudar.
Apresenta informações pessoais e práticas diretamente no seu cliente de email, para que possa recuperar tempo, dar prioridade ao trabalho importante e proteger o seu bem-estar.
Abaixo estão as principais funcionalidades sobre o Viva Insights: como funcionam, que valor oferecem e dicas práticas para as utilizar.
1. Agendar automaticamente tempo de concentração
Abra o painel do Viva Insights no Outlook e procure o cartão «Reservar tempo para se concentrar». Sugere horários disponíveis no seu calendário e permite-lhe reservá-los com um só clique.
Também pode mudar o nome destes blocos. Em vez do genérico «Tempo de concentração», chame-lhe «Preparação de apresentação de vendas» ou o que quer que esteja realmente a fazer.
O Actor Daily Agenda ajuda a manter tudo sob controlo
Porquê? Os emails e as notificações acabam com a sua produtividade. Reservar períodos sem interrupções ajuda-o a realizar trabalho a sério.
Dica profissional: Ative a opção «Não incomodar» no Teams durante estes blocos. Considere-os realmente períodos em que está indisponível.
2. Pôr os documentos em dia
/ removido pela Microsoft em 2023
O cartão «Ponha-se a par dos documentos» mostra-lhe os ficheiros partilhados em emails nos últimos 14 dias que ainda não abriu.
Consulte a agenda diária fornecida pelo Assistente de IA Actor
Pode ver de onde veio cada documento e reservar tempo para o analisar diretamente no painel.
Porque é importante: Os documentos importantes perdem-se facilmente nas conversas por email. Isto ajuda-o a manter-se a par do que precisa de analisar.
Dica profissional: Não se limite a tomar nota da lista. Reserve já tempo para analisar os documentos, caso contrário, a lista continuará a aumentar.
3. Assinalar pessoas importantes
A Viva sugere contactos com quem trabalha frequentemente e permite-lhe assinalá-los como importantes. Depois de o fazer, lembra-o de acompanhar os emails e as tarefas dessas pessoas.
Porque é importante: É importante manter o contacto com as pessoas-chave. Quer sejam clientes, colegas de equipa ou o seu responsável, manter contacto regularmente faz a diferença.
Dica profissional: Comece por escolher 2-3 pessoas com maior impacto. Não exagere.
4. Proteger a pausa para almoço
Pode definir o horário de almoço que prefere no Viva Insights. Durante esse período, não serão sugeridos períodos de concentração nem reuniões.
Porque é importante: Fazer uma pausa a sério ajuda a evitar o esgotamento. É simples, mas é fácil não o fazer.
Dica profissional: Adicione um evento recorrente «Almoço» ao seu calendário para que outras pessoas também o vejam.
5. Planeie o seu período de ausência
Vai de férias ou vai tirar um dia de folga? O cartão «Planeie a sua ausência» ajuda-o a:
- Configure a mensagem de ausência
- Informe as pessoas com quem trabalha
- Cancele ou recuse reuniões durante a sua ausência
- Reserve tempo para pôr o trabalho em dia quando regressar
Porque é importante: As tarefas por concluir e as reuniões sem acompanhamento causam stress antes e depois da folga. Esta lista de verificação facilita a saída e o regresso.
Dica profissional: Use esta opção mesmo para tirar apenas meio dia. Ajuda a restabelecer limites.
6. Acompanhe a interação com os emails
/ removido pela Microsoft em 2023
O Viva mostra-lhe se as pessoas abriram realmente os seus e-mails e documentos. Pode ver as taxas de abertura, o tempo passado a ler e se os anexos foram visualizados.
Explore a Gestão de E-mail para Outlook do Assistente de IA Actor
Porque é importante: Isto ajuda a perceber o que está a resultar. As pessoas estão a ler os seus e-mails? Estão a abrir os anexos?
Dica profissional: Taxas de abertura baixas? Experimente assuntos mais curtos ou envie uma mensagem rápida de seguimento em vez de outro e-mail.
7. Os seus dados mantêm-se privados
Tudo o que o Viva Insights lhe mostra é pessoal. O seu gestor não consegue ver esses dados. As informações provêm da sua caixa de correio e não são armazenadas externamente.
A segurança dos dados também é muito importante no Assistente de IA Actor.
Porque é importante: Ninguém quer sentir que está a ser vigiado. Esta ferramenta serve para melhorar os seus próprios hábitos, não para o monitorizar.
Como começar
Fixe o suplemento Viva Insights no Outlook para o ter sempre visível (separador Base → Mais comandos → Viva Insights).
Defina o seu horário de trabalho e as suas preferências para a hora de almoço nas definições.
Comece com um bloco de concentração esta semana. Veja como corre.
O objetivo não é a perfeição. É criar hábitos de trabalho melhores e duradouros.