Wie man E-Mails nach Excel / Google Tabellen exportiert

Wenn Sie Ihre E-Mails in einer Tabellenkalkulation benötigen, erfahren Sie hier genau, wie das geht. Es gibt Apps, die Ihre E-Mail-Nachrichten und extrahierten Daten parsen und in Google-Tabellen exportieren. ActorAi kann Ihnen dabei ebenfalls helfen.

Hier ist eine kurze Liste typischer Anwendungsfälle für den Export von E-Mails nach Excel oder Google Tabellen:

• Bestell- und Versandbenachrichtigungen exportieren.
• E-Mail-Leads für CRM- oder Datenbankaktualisierungen exportieren.
• Unzustellbare E-Mail-Adressen zur Listenverwaltung parsen.
• Offene Probleme oder Anfragen mit Teams über freigegebene Tabellen teilen.
• Strukturierte E-Mail-Daten in Datenbanken oder Geschäftsanwendungen importieren.
• Wichtige Geschäftsemails sichern und archivieren.
• Verteilerlisten aus Kontakten und Adressen erstellen.
• Finanz- und Ausgabeninformationen für Berichte extrahieren.

E-Mails von Gmail in Google Tabellen exportieren

Option A – Mit Google Workspace-Add-on (einfachste Methode)

• Google Sheets öffnen → Erweiterungen → Add-ons.
• Nach dem Add-on „Gmail to Sheets“ suchen (wählen Sie eines, das Ihren Anforderungen entspricht).
• Installieren und Gmail-Konto verbinden.
• Label/Ordner oder Suchfilter auswählen.
• Export ausführen → Daten erscheinen in Ihrem Sheet.
• Tipp: Auto-Aktualisierung einrichten, um täglich zu aktualisieren.

Option B – Mit Google Apps Script (Do-it-yourself-Methode)

• Zieht E-Mails, die einer Gmail-Suche entsprechen (Label, from:, subject:, after: usw.).
• Schreibt sie in das aktive Tabellenblatt mit sauberen Spalten
• Fügt ein benutzerdefiniertes Menü hinzu: E-Mail-Export → Export ausführen
• Ermöglicht Ihnen die Steuerung von: Suchabfrage, max. E-Mails und ob Nachrichteninhalte eingeschlossen werden sollen

Google Apps Script einrichten (DIY-Methode zum Export nach Excel)

1. Öffnen Sie ein neues Google Sheet.
2. Erweiterungen → Apps Script.
3. Löschen Sie jeglichen Code und fügen Sie das untenstehende Skript ein.
4. Klicken Sie Speichern, dann Ausführen → onOpen() um das benutzerdefinierte Menü hinzuzufügen.
5. Gehen Sie zurück im Sheet zu E-Mail-Export → Einstellungen-Tabelle (es erstellt einen Konfigurations-Tab und Kopfzeilen).
6. Geben Sie Ihre Suche ein in Config!B2 (Beispiele unten), dann E-Mail-Export → Export ausführen.

/**************************************
 * Gmail → Google Sheets Exporter
 * Simple, DYI method for tech advanced.
 **************************************/

const CONFIG_SHEET = 'Config';
const OUTPUT_SHEET = 'Emails';
const PROPERTY_STORE = PropertiesService.getDocumentProperties();

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('Email Export')
    .addItem('Setup sheet', 'setupSheet')
    .addItem('Run export', 'exportEmails')
    .addToUi();
}

function setupSheet() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  // Config sheet
  let conf = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
  if (!conf) conf = ss.insertSheet(CONFIG_SHEET);
  conf.clear();

  conf.getRange('A1').setValue('Setting');
  conf.getRange('B1').setValue('Value');

  const rows = [
    ['Search query', 'label:inbox newer_than:30d'], // B2
    ['Max emails to fetch (per run)', 500],          // B3 (limit to avoid timeouts)
    ['Include message body? (true/false)', false],   // B4
    ['Body max characters', 5000],                  // B5
    ['Continue from last run? (true/false)', false]  // B6
  ];
  conf.getRange(2, 1, rows.length, 2).setValues(rows);
  conf.autoResizeColumns(1, 2);

  // Output sheet
  let out = ss.getSheetByName(OUTPUT_SHEET);
  if (!out) out = ss.insertSheet(OUTPUT_SHEET);
  out.clear();

  const headers = [
    'Date',
    'From',
    'To',
    'Subject',
    'Snippet',
    'Thread ID',
    'Message ID',
    'Labels',
    'Has Attachments',
    'Thread Link',
    'Message Link',
    'Body (optional)'
  ];
  out.getRange(1, 1, 1, headers.length).setValues([headers]);
  out.setFrozenRows(1);
  out.autoResizeColumns(1, headers.length);

  SpreadsheetApp.getUi().alert('Setup complete. Enter your query in Config!B2, then run "Email Export → Run export".');
}

function getConfig_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const conf = ss.getSheetByName(CONFIG_SHEET);
  if (!conf) throw new Error('Config sheet missing. Run "Setup sheet" first.');

  const getVal = (row) => conf.getRange(row, 2).getValue();

  return {
    query: String(getVal(2) || '').trim(),
    maxEmails: Number(getVal(3) || 500),
    includeBody: String(getVal(4)).toLowerCase() === 'true',
    bodyMaxChars: Number(getVal(5) || 5000),
    continueFromLast: String(getVal(6)).toLowerCase() === 'true',
  };
}

function exportEmails() {
  const cfg = getConfig_();
  if (!cfg.query) throw new Error('Please fill a Gmail search in Config!B2.');

  const ss = SpreadsheetApp.getActive();
  const out = ss.getSheetByName(OUTPUT_SHEET) || ss.insertSheet(OUTPUT_SHEET);

  // Resume support (optional)
  let startIndex = 0;
  if (cfg.continueFromLast) {
    startIndex = Number(PROPERTY_STORE.getProperty('startIndex') || 0);
  } else {
    PROPERTY_STORE.deleteProperty('startIndex');
    // If not continuing, start fresh by clearing previous rows (keep header)
    const lastRow = out.getLastRow();
    if (lastRow > 1) out.getRange(2, 1, lastRow - 1, out.getLastColumn()).clearContent();
  }

  const BATCH_SIZE_THREADS = 100; // Gmail returns threads, we’ll page through them
  const rows = [];
  let fetchedEmails = 0;

  while (fetchedEmails < cfg.maxEmails) {
    const threads = GmailApp.search(cfg.query, startIndex, BATCH_SIZE_THREADS);
    if (!threads.length) break;

    for (const thread of threads) {
      const msgs = thread.getMessages();
      for (const msg of msgs) {
        if (fetchedEmails >= cfg.maxEmails) break;

        const date = msg.getDate();
        const from = msg.getFrom();
        const to = msg.getTo();
        const subject = msg.getSubject() || '';
        const snippet = msg.getPlainBody().slice(0, 120).replace(/\s+/g, ' ').trim();
        const threadId = thread.getId();
        const msgId = msg.getId();
        const labels = thread.getLabels().map(l => l.getName()).join(', ');
        const hasAttachments = msg.getAttachments().length > 0;

        const threadLink = `https://mail.google.com/mail/u/0/#all/${threadId}`;
        const messageLink = `https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox/${msgId}`;

        let body = '';
        if (cfg.includeBody) {
          // Prefer plain body; fallback to HTML stripped
          body = msg.getPlainBody();
          if (!body) {
            const html = msg.getBody();
            body = stripHtml_(html);
          }
          if (cfg.bodyMaxChars > 0 && body.length > cfg.bodyMaxChars) {
            body = body.slice(0, cfg.bodyMaxChars) + '…';
          }
        }

        rows.push([
          date,
          from,
          to,
          subject,
          snippet,
          threadId,
          msgId,
          labels,
          hasAttachments,
          threadLink,
          messageLink,
          body
        ]);

        fetchedEmails++;
      }
      if (fetchedEmails >= cfg.maxEmails) break;
    }

    startIndex += BATCH_SIZE_THREADS;
    // Safety: avoid 6-minute execution limit
    if (Utilities.getRemainingDailyQuota && rows.length >= 5000) break;
  }

  if (rows.length) {
    out.insertRowsAfter(out.getLastRow() || 1, rows.length);
    out.getRange(out.getLastRow() - rows.length + 1, 1, rows.length, rows[0].length).setValues(rows);
    out.autoResizeColumns(1, out.getLastColumn());
  }

  if (cfg.continueFromLast) {
    PROPERTY_STORE.setProperty('startIndex', String(startIndex));
  }

  SpreadsheetApp.getUi().alert(`Export complete: ${fetchedEmails} emails added.`);
}

function stripHtml_(html) {
  // Lightweight HTML → text
  return String(html || '')
    .replace(/<style[\s\S]*?<\/style>/gi, '')
    .replace(/<script[\s\S]*?<\/script>/gi, '')
    .replace(/<[^>]+>/g, ' ')
    .replace(/\s+/g, ' ')
    .trim();
}

Einfache Skriptversion für Google Sheets.

function exportSimple() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const query = 'label:inbox newer_than:7d';
  const threads = GmailApp.search(query, 0, 100);
  const rows = [['Date','From','Subject','Snippet','Thread Link']];
  threads.forEach(t => {
    t.getMessages().forEach(m => {
      rows.push([
        m.getDate(),
        m.getFrom(),
        m.getSubject(),
        m.getPlainBody().slice(0,120).replace(/\s+/g,' ').trim(),
        'https://mail.google.com/mail/u/0/#all/' + t.getId()
      ]);
    });
  });
  sheet.clear().getRange(1,1,rows.length,rows[0].length).setValues(rows);
}

E-Mails von Outlook nach Excel exportieren

1. Verwenden Sie die Methode "Als CSV exportieren" in Outlook:

• Navigieren zu Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
• Wählen Sie In Datei exportieren und wählen Sie Kommagetrennte Werte (CSV).
• Wählen Sie den E-Mail-Ordner, den Sie exportieren möchten (z. B. Posteingang).
• Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie Benutzerdefinierte Felder zuordnen um nur die spezifischen E-Mail-Attribute auszuwählen, die Sie benötigen, wie z. B. Von, An, Betreff, Empfangsdatum, usw.
• Schließen Sie den Export ab und öffnen Sie die CSV in Excel, um nur die Metadaten anzuzeigen.

2. Filtern und kopieren Sie textbasierte Metadaten in Outlook:

• Erstellen Sie in Outlook eine benutzerdefinierte Ansicht, in der nur die gewünschten Spalten sichtbar sind (z. B. Absender, Datum usw.).
• Wählen Sie die E-Mails aus, kopieren Sie sie und fügen Sie sie dann in Excel ein.
• Diese Methode kann bei kleinen Mengen schneller sein, insbesondere wenn Sie nur bestimmte Kopfzeileninformationen oder Metadaten exportieren.

3. Verwenden Sie Power Query für dynamischen Export:

• Power Query in Excel kann direkt mit Outlook verbunden werden und nur die erforderlichen Felder filtern.
• Diese Methode ermöglicht fortlaufende Aktualisierungen und Automatisierung, während die Daten minimal bleiben.

1. Öffnen Sie Excel und wechseln Sie zur Registerkarte Daten.
2. Wählen Sie Daten abrufen > Aus anderen Quellen > Aus Microsoft Exchange.
3. Geben Sie Ihre Outlook-E-Mail-Adresse ein und melden Sie sich an, um die Verbindung herzustellen.
4. Wählen Sie den Mailbox-Ordner (z. B. Posteingang) aus, der die gewünschten E-Mails enthält.
5. Wählen Sie im Power Query-Editor nur die benötigten Spalten aus, wie Betreff, Von, An und Empfangsdatum.
6. Wenden Sie beliebige Filter an, um E-Mails einzugrenzen, z. B. nach Datum oder Absender.
7. Klicken Sie auf Schließen & Laden, um die gefilterten E-Mail-Daten in eine Excel-Tabelle zu importieren.
8. Aktualisieren Sie die Abfrage jederzeit, um Ihre Daten mit neuen oder geänderten E-Mails zu aktualisieren.

Hinweis: Wir planen, dies innerhalb von Actor als E-Mail-App zu integrieren. Derzeit sondieren wir das Interesse.

Hinweis: Der Export nach Excel im Vergleich zu Google Tabellen macht keinen Unterschied. Beides sind großartige Werkzeuge, entwickelt von Google bzw. Microsoft.

Nun haben Sie Ihre E-Mails in einer Tabellenkalkulation – bereit zur Analyse, zum Filtern oder Teilen. Wenn Sie dies regelmäßig benötigen, benötigen Sie eine Automatisierung, die den Vorgang in gewünschten Intervallen wiederholt.