Gestão de tarefas com IA
Estamos a desenvolver a componente de gestão de tarefas do Actor com base nas seguintes considerações.
O assistente Actor deve comportar-se como um verdadeiro assistente humano, compreendendo:
- O contexto: Porque é que uma tarefa é importante.
- O urgência/prioridade: Quando tem de ser realizada.
- Hábitos e preferências do utilizador.
Existem três tipos de fontes de informação relacionadas com tarefas:
- Tarefas existentes (da aplicação de tarefas do utilizador): várias listas, tarefas e subtarefas.
- Acompanhamento por e-mail: tarefas decorrentes dos e-mails do utilizador.
- Lembretes diários: tarefas rápidas criadas diretamente na sua aplicação.
A IA deve integrar estas fontes de forma simples e intuitiva:
- Gerir, dar prioridade e lembrar proativamente os utilizadores das tarefas importantes.
- Reduzir a carga mental do utilizador, organizando intuitivamente tarefas complexas e subtarefas.
- Gira e unifica tarefas, seguimentos de e-mail e lembretes diários sem complicações, numa experiência única e coerente.
Como é que o Actor ajuda na gestão de tarefas
O Actor passa a ser uma caixa de entrada central proativa para tarefas, acompanhamentos por e-mail e lembretes.
Do ponto de vista do utilizador, o Actor deve:
| Capacidade | Benefício para o utilizador | Exemplo de cenário |
|---|---|---|
| Priorizar as tarefas diárias | Ajuda o utilizador a concentrar-se primeiro nas tarefas de maior impacto. | «A sua chamada com John às 3 PM requer preparação; dei prioridade a esta tarefa em relação às outras de hoje.» |
| Lembretes inteligentes | Garantir que as tarefas essenciais não ficam por fazer. | “Lembrete: prometeste à Alice que enviarias o rascunho até ao final do dia. Queres que o adicione às tarefas prioritárias de hoje?” |
| Integração de acompanhamento de e-mails | Converte automaticamente os acompanhamentos importantes em tarefas concretas. | “Pediste ao Mark que respondesse hoje sobre os preços. Adicionei essa tarefa com prioridade elevada.” |
| Resumo diário simplificado | Reduz a sobrecarga cognitiva no início do dia. | “Bom dia! Hoje tens 3 tarefas prioritárias, 1 e-mail de acompanhamento por enviar e 2 lembretes menores.” |
| Destaque tarefas esquecidas | Evita que tarefas passem despercebidas. | “Esta tarefa está na tua lista há 10 dias sem qualquer progresso. Queres revê-la ou removê-la?” |
| Sugere agrupar tarefas | Aumenta a eficiência através do agrupamento de tarefas. | “Tens 3 tarefas relacionadas com relatórios. Queres agrupá-las num único bloco esta tarde?” |
| Verifica o progresso proativamente | Ajuda a manter o utilizador responsável. | «Disse que ia concluir o relatório hoje — quer que o marque como concluído ou que o adie para amanhã?» |
3. Recomendações de produtos e funcionalidades
Do ponto de vista das funcionalidades do produto, a abordagem seguinte
Funcionalidade: Agenda diária unificada
- Combine Tarefas, Eventos do calendário, e Seguimentos de e-mail numa única visão geral diária.
- Identifique claramente as fontes (aplicação de tarefas, e-mails, lembretes).
- Permita que os utilizadores marquem rapidamente tarefas como concluídas, as reagendem ou deleguem, tudo a partir de uma única vista.
Experiência do utilizador:
Os utilizadores começam o dia com uma lista única e consolidada. Ao tocar numa tarefa, veem rapidamente os detalhes, com botões intuitivos para a concluir e opções simples para a ajustar.
Funcionalidade: Lembretes inteligentes proativos
- Detete tarefas com prazo próximo ou já ultrapassado.
- Sugira lembretes proativos antes dos prazos.
- Detete tarefas ignoradas e relembre o utilizador com delicadeza.
Experiência do utilizador:
«Olá, ainda tem por tratar dois acompanhamentos importantes de ontem. Quer tratar deles agora ou reagendá-los?»
Funcionalidade: Extração automática de tarefas dos emails
- Os e-mails exigem frequentemente um seguimento (respostas, confirmações ou ações seguintes).
- O assistente identifica-os proativamente e sugere que sejam adicionados como tarefas ou lembretes.
Experiência do utilizador:
O utilizador recebe um e-mail: «Vamos falar na próxima semana.»
O assistente sugere de imediato: «Quer que lhe relembre na próxima segunda-feira que deve agendar esta reunião?»
Funcionalidade: Priorização inteligente de tarefas
- Defina automaticamente a prioridade das tarefas com base nos prazos, na frequência dos lembretes e nos hábitos do utilizador.
- Destaque no topo as tarefas que requerem atenção imediata.
Experiência do utilizador:
As tarefas importantes e urgentes são claramente destacadas visualmente (a negrito, realçadas), com indicações como «Prazo hoje» ou «Atrasada 1 dia».
Funcionalidade: Enriquecimento do contexto das tarefas
- O assistente pode fornecer proativamente informações relevantes:
- E-mails ou mensagens relacionados.
- Últimas atualizações, comentários ou anexos relevantes para a tarefa.
- Enriquecer o contexto do utilizador e facilitar a tomada de decisões.
Experiência do utilizador:
O utilizador vê a tarefa «Preparar relatório para Ana» e encontra automaticamente incluídas ligações para emails recentes, ficheiros anexados ou relatórios anteriores.
Funcionalidade: Ações rápidas e sugestões inteligentes
- Ações rápidas e fáceis de aceder, como «Lembrar-me novamente amanhã», «Adiar» e «Marcar como concluída».
- Sugestões inteligentes, como «Definir tarefa recorrente?», «Converter em evento do calendário?» e «Mover para a lista «Alta prioridade»?».
Experiência do utilizador:
Os utilizadores podem tratar das tarefas sem esforço, com apenas um ou dois toques.
Funcionalidade: Gestão inteligente de subtarefas
- Sugerir automaticamente subtarefas ou listas de verificação com base em padrões comuns ou no histórico do utilizador.
- Simplificar a criação de estruturas de tarefas detalhadas.
Experiência do utilizador:
O utilizador cria a tarefa «Planear apresentação trimestral» e o assistente sugere subtarefas relevantes: «Reunir dados», «Preparar diapositivos», «Rever com a equipa».
Funcionalidade: Resumo do fim do dia (resumo diário)
- No final do dia, um resumo proativo ajuda o utilizador a rever e reagendar tarefas por concluir.
- Resume brevemente o que está feito, o que está pendente e sugere tarefas para amanhã.
Experiência do utilizador:
«Concluiu 6 tarefas hoje. Ainda tem 3 tarefas por fazer — quer que as passe para a agenda de amanhã?»
O Assistente de IA Actor consegue fazer isto?
No momento em que este artigo foi escrito (25th de março), tínhamos acabado de começar a trabalhar nisto.