Melhores ferramentas para gerir assinaturas de e-mail no Outlook
Usamos assinaturas de e-mail na Actor e descobrimos como são importantes para as empresas que utilizam o Microsoft Exchange ou o Outlook na cloud.
Aqui está o nosso guia independente de fornecedores para gerir centralmente assinaturas de e-mail no Outlook em Microsoft 365 (na nuvem) e Exchange instalado localmente ou alojado—com todas as opções conhecidas num só lugar e uma explicação do que cada uma oferece de melhor.
| Opção | Compatível com | Como adiciona assinaturas | Pré-visualização durante a composição | É apresentado nos Itens Enviados | Caso de utilização típico |
|---|---|---|---|---|---|
| Regras de fluxo de correio do Microsoft 365 («Aplicar avisos legais») | M365 na cloud, Exchange no local | Regra de transporte do lado do servidor | Não | Depende (normalmente, não é apresentado em linha no cliente) | Gratuito, texto simples de rodapé/legal para toda a organização. (Microsoft Learn) |
| Assinaturas itinerantes do Outlook | Outlook para Microsoft 365 | Do lado do cliente (sincronização das definições da caixa de correio do utilizador) | Sim (por utilizador) | Sim | Manter a assinatura do próprio utilizador consistente em todos os dispositivos — não se trata de uma gestão centralizada. (Suporte da Microsoft) |
| Assinaturas de e-mail CodeTwo 365 | Nuvem M365 | Do lado do servidor, suplemento do lado do cliente ou combinação | Sim (com suplemento) | Sim | Controlo centralizado completo, campanhas e atributos do AD/Entra. (www.codetwo.com) |
| Exclaimer para Microsoft 365 | Nuvem M365 | Do lado do servidor e/ou suplemento do cliente | Sim (com suplemento) | Sim | Padrão empresarial; marca e conformidade em grande escala. (Exclaimer) |
| Servidor de assinaturas de e-mail Templafy | Nuvem M365 | Do lado do servidor | Não (do lado do servidor) | Sim | Assinaturas para qualquer dispositivo/aplicação através do processamento do Exchange Online. (support.templafy.com) |
| Assinatura de e-mail Crossware | M365 na cloud, Exchange no local | Do lado do servidor | Não (do lado do servidor) | Sim | Aplicação de assinaturas no servidor há muito estabelecida, incluindo controlos de residência de dados. (Crossware) |
| Assinatura 365 Symprex | Cloud do M365 (mais opções do Exchange) | No lado do cliente, no servidor ou uma combinação | Sim (no lado do cliente) | Sim | Modos flexíveis; campanhas e análises. (symprex.com) |
| Rocketseed | Cloud do M365, Exchange no local/híbrido | No servidor (conectores) + suplemento | Não (do lado do servidor) | Sim | Banners de marketing + controlo central; baseado no Azure para M365. (Rocket Seed) |
| Letsignit | Nuvem M365 | Suplemento no cliente (desenvolvido em conjunto com a Microsoft) + automatização | Sim | Sim | Implementação simples através da distribuição centralizada do suplemento; banners de marketing. (letsignit.com) |
| Opensense | Nuvem M365 | No servidor + ferramentas para o cliente | Não (do lado do servidor) | Sim | Assinaturas com identidade de marca controlada em grande escala; suporte para dispositivos móveis. (opensense.com) |
| Xink | Nuvem M365 (também Exchange) | Suplemento de cliente + opções de servidor | Sim (suplemento) | Sim | Administração simples com integração do Entra ID e caixas de correio partilhadas. (Xink) |
| Sigsync | Nuvem M365 (documentação de suporte do Exchange) | Do lado do servidor + suplemento | Pré-visualização do suplemento | Sim | Controlo centralizado, económico e baseado na Web. (SigSync) |
| WiseStamp (Equipas) | Nuvem M365 | Suplemento do Outlook (implementação centralizada) | Sim | Sim | Assinaturas centralizadas adequadas a PME através de suplemento. (support.wisestamp.com) |
| Newoldstamp | Nuvem M365 | Suplemento do Outlook + portal de administração | Sim | Sim | Implementação centralizada simples, baseada em modelos. (AppSource – Aplicações empresariais) |
| Bybrand | Nuvem M365 | Portal de administração, sincronização de diretórios | Depende (injeção no cliente) | Sim | Gestor centralizado e económico para pequenas equipas/PME. (bybrand.io) |
| Assinaturas de e-mail CodeTwo no local | Exchange Server SE/2019/2016 | Do lado do servidor (instalado no Exchange) | Não (do lado do servidor) | Sim | Gestão integral no local; regras avançadas além das regras de transporte nativas. (www.codetwo.com) |
Como se Microsoft integrado comparam as opções
- Regras de fluxo de correio («Aplicar avisos legais»)
Método através do centro de administração para acrescentar texto/imagens a toda a organização no servidor. Ideal para avisos legais básicos no rodapé; opções limitadas de posicionamento/formatação; sem pré-visualização durante a composição; as imagens são muitas vezes adicionadas como ligações; difícil de gerir em cadeias de respostas. Funciona no M365 e Exchange no local. Microsoft Learn - Assinaturas itinerantes do Outlook
Armazena as do utilizador assinaturas de cada utilizador na respetiva caixa de correio, para que estejam disponíveis em todos os dispositivos. Útil para garantir a consistência, não a gestão centralizada (marketing/campanhas/regras). Suporte da Microsoft
Quando usar apenas as opções nativas: organizações muito pequenas, apenas texto legal e poucas exigências de imagem de marca.
Escolher uma solução de terceiros: no servidor, no cliente ou combinada
- Aplicação de assinaturas no servidor (por exemplo, CodeTwo, Exclaimer, Templafy, Crossware, Rocketseed, Opensense): as assinaturas são adicionadas após o envio, pelo que funcionam em qualquer dispositivo (incluindo dispositivos móveis) e até em clientes que não sejam do Outlook. Não há pré-visualização na janela de composição, a menos que o fornecedor também disponibilize um suplemento.
- Suplementos do lado do cliente (por exemplo, suplemento CodeTwo, suplemento Letsignit, modo de cliente Symprex, suplemento Xink, WiseStamp, Newoldstamp): os utilizadores veem a assinatura à medida que escrevem; ideal para que o remetente a possa visualizar e para utilizar variantes (idiomas, departamentos). Requer a implementação de um suplemento do Outlook.
- Modo combinado (muitos dos principais fornecedores suportam ambos): pré-visualização ao compor + aplicação garantida de assinaturas no servidor para dispositivos móveis e casos especiais.
Sugestão: Se a visibilidade em dispositivos móveis e nos Itens Enviados for importante para si, prefira fornecedores que ofereçam processamento do lado do servidor com atualização dos Itens Enviados e, opcionalmente, um suplemento de composição para pré-visualização.
Especificidades do Exchange alojado ou no local
- Pode utilizar regras de transporte para avisos legais (como no M365). Microsoft Learn
- Para um controlo mais abrangente e modelos, utilize ferramentas locais como Assinaturas de e-mail CodeTwo no local; é compatível com Exchange Server SE, 2019, 2016 e ambientes híbridos.
- Crossware e Rocketseed também oferece suporte para Exchange e ambientes híbridos, caso pretenda banners de marketing ou processamento alojado no Azure associado a conectores do Exchange.
Visão geral dos fornecedores
- Assinaturas de e-mail CodeTwo 365 / no local – Funcionalidades empresariais abrangentes; suplemento de pré-visualização no lado do cliente; regras avançadas; edição local para Exchange.
- Exclaimer – Campanhas em grande escala, orientadas para marketing; modos de suplemento e servidor; disponível no AppSource.
- Servidor de assinaturas de e-mail Templafy – Aplicação de assinaturas no servidor para qualquer dispositivo através do Exchange Online.
- Assinatura de e-mail Crossware – Processamento alojado no Azure; opções de residência dos dados; sólida experiência com Exchange/M365.
- Assinatura 365 Symprex – Modos do lado do cliente e do lado do servidor; campanhas/análise de dados.
- Rocketseed – Identidade visual do lado do servidor + banners de marketing; conectores M365; vantagens do suplemento AppSource.
- Letsignit – Suplemento do Outlook desenvolvido em parceria para uma implementação centralizada e rápida junto dos utilizadores.
- Opensense – Solução do lado do servidor para M365 com forte gestão da marca e suporte para dispositivos móveis.
- Xink – Suplemento e portal de administração; integração com Entra ID; suporte para caixas de correio partilhadas.
- Sigsync – Gestor central baseado na Web; solução do lado do servidor + suplemento; preço acessível.
- WiseStamp (Equipas) – Implementação centralizada do suplemento do Outlook; orientado para PME.
- Newoldstamp – Suplemento do Outlook; modelos simples e implementação centralizada.
- Bybrand – Gestor central leve; guias para M365/Exchange.
Guia de decisão
Eis algumas orientações para decidir qual deve utilizar.
- Precisa que funcione em todos os dispositivos (incluindo telemóveis) sem formação dos utilizadores?
Escolha do lado do servidor (CodeTwo / Exclaimer / Templafy / Crossware / Rocketseed / Opensense). - Precisa que os utilizadores vejam a assinatura enquanto a escrevem?
Escolha uma suplemento do lado do cliente ou uma combinação solução (suplemento do CodeTwo, suplemento do Letsignit, modo de cliente do Symprex, Xink, WiseStamp, Newoldstamp). - Apenas Exchange no local?
Comece por CodeTwo no local (ou Crossware/Rocketseed para Exchange). - Só precisa de rodapés legais e tem o orçamento limitado?
Utilize Regras de fluxo de correio do Microsoft; aceite as limitações de formatação/posicionamento. Microsoft Learn
Lista de verificação da implementação (na nuvem ou no local)
- Escolha o modo: no lado do servidor, suplemento no lado do cliente ou uma combinação.
- Dados do diretório: mapeie os atributos do Entra ID/AD (cargo, departamento, telefone). A maioria das soluções combina-os automaticamente.
- Conectores e regras (lado do servidor): configure conectores/regras de transporte do Exchange Online seguindo a documentação de cada fornecedor (por exemplo, a Rocketseed apresenta um padrão típico de conector).
- Implementação do suplemento (lado do cliente): utilize a Implementação centralizada no centro de administração do M365 para uma implementação em toda a organização (por exemplo, Letsignit/WiseStamp).
- Itens Enviados e testes: verifique se as assinaturas aparecem corretamente nos Itens Enviados e em dispositivos móveis; muitos fornecedores permitem atualizar os itens enviados.
- Casos-limite: caixas de correio partilhadas, aliases, variantes linguísticas, regras para comunicações internas e externas. (A maioria dos fornecedores suporta grupos/condições.)
- Governação: limitar as alterações dos utilizadores; dar autonomia à equipa de Marketing para gerir banners/campanhas com um fluxo de aprovação.
Guias e referências nativos
- Criar assinaturas/avisos legais para toda a organização no Centro de Administração do Microsoft 365/Exchange. Microsoft Learn
- Exchange no local assinatura através de regras de transporte. Microsoft Learn
- Opções de roaming do Outlook (incluindo assinaturas)—para sincronização por utilizador, não para controlo centralizado. Suporte da Microsoft
Em suma
Talvez ainda mais resumido do que as orientações acima:
- Se quiser configuração única, funciona em todo o lado, escolha uma do lado do servidor plataforma (CodeTwo, Exclaimer, Templafy, Crossware, Rocketseed, Opensense).
- Se quiser pré-visualização durante a composição e implementação simples, escolha uma baseada num suplemento ferramenta (Letsignit, Symprex, Xink, WiseStamp, Newoldstamp) — ou uma combinação dos líderes.
- Para Exchange no local, utilize CodeTwo no local (ou Crossware/Rocketseed) quando as regras de transporte são demasiado limitadas.
Embora nós, na Actor, não possamos recomendar nenhuma destas opções, esperamos que este guia completo ajude a escolher o melhor fornecedor de soluções para gerir corretamente as assinaturas de e-mail no Outlook.