Transforme os seus e-mails, calendário e tarefas em resumos áudio com o ActorDo
A maioria das pessoas começa o dia a abrir demasiadas aplicações.
Primeiro, o e-mail. Depois, o calendário. A seguir, as tarefas. E talvez o Slack, o WhatsApp, ferramentas de gestão de projetos ou as notas de ontem. Antes sequer de começar o trabalho a sério, a mente já está ocupada a filtrar o ruído.
O ActorDo oferece-lhe outra opção: receber um resumo em áudio com as informações mais importantes que precisa de conhecer.
Pode resumir e-mails, eventos do calendário e tarefas, gerar um ficheiro de áudio e enviá-lo por e-mail ou WhatsApp.
Assim, em vez de ler tudo manualmente, pode ouvir enquanto prepara o café, caminha, se desloca ou se prepara para a primeira reunião.
O que é um briefing em áudio?
Um resumo em áudio é uma breve síntese falada do seu dia de trabalho.
Pode incluir, por exemplo:
- E-mails importantes por ler
- E-mails que precisam de resposta
- Reuniões de hoje
- Conflitos na agenda
- Tarefas para hoje
- Acompanhamentos a não esquecer
- Um breve plano para o dia
O objetivo não é ler toda a sua caixa de entrada em voz alta, mas ajudá-lo a perceber o que é importante antes de começar a saltar de ferramenta em ferramenta.
Como funcionam os briefings em áudio do ActorDo
O ActorDo utiliza automatizações para criar e enviar resumos em áudio.
Isto significa que pode decidir quando o resumo deve ser gerado, o que deve incluir e para onde deve ser enviado.
Por exemplo, pode criar uma automatização como esta:
Todos os dias úteis às 7:30
Verificar os meus e-mails não lidos, os eventos de hoje no calendário e as tarefas em aberto
Criar um resumo breve
Gerar um ficheiro de áudio
Enviar-mo pelo WhatsApp
Ou outro exemplo:
Todas as sextas-feiras à tarde
Resumir os e-mails importantes e as tarefas por concluir da semana
Gerar um resumo áudio
Enviá-lo para o meu e-mail
Como isto é criado através das automatizações do ActorDo, a configuração é flexível. Não tem de ser apenas um resumo matinal.
Exemplos de briefings em áudio que pode criar
Briefing matinal diário
Um resumo breve antes do início do dia de trabalho.
Pode dizer-lhe que reuniões tem, que e-mails são urgentes, que tarefas têm prazo e o que precisa de atenção primeiro.
Isto é útil quando quer começar o dia com clareza, em vez de abrir imediatamente a caixa de entrada.
Briefing com resumo de e-mails
O ActorDo pode criar um resumo áudio apenas a partir dos seus e-mails.
Por exemplo:
- Novos e-mails importantes
- Respostas dos clientes
- E-mails à espera de resposta
- Acompanhamentos de conversas anteriores
- Mensagens relacionadas com clientes ou projetos específicos
Isto é útil se a caixa de entrada for a sua principal ferramenta de trabalho, mas não quiser verificá-la de hora a hora.
Briefing do calendário
Pode receber uma visão geral do seu calendário em formato áudio.
Pode incluir:
- Reuniões de hoje
- Intervalos entre reuniões
- Sobreposições ou conflitos
- Lembretes de preparação
- Lembretes de deslocação ou de tempo de margem
Isto é útil antes de um dia com muitas reuniões.
Briefing de tarefas
Pode gerar um resumo áudio das suas tarefas em aberto.
Por exemplo:
- Tarefas para hoje
- Tarefas atrasadas
- Tarefas criadas a partir de e-mails
- Tarefas agrupadas por projeto
- Tarefas que precisam de acompanhamento
Esta opção é útil quando já tem demasiadas listas e precisa de uma visão geral clara em formato áudio.
Resumo do fim do dia
As sínteses áudio não servem apenas para as manhãs.
Também pode criar um resumo ao final do dia:
- O que chegou
- O que mudou
- O que ainda precisa de atenção
- O que deve ser tratado amanhã
Isto ajuda-o a terminar o dia sem ter de fazer outra revisão completa manualmente.
Porque é que o áudio funciona melhor em alguns fluxos de trabalho
Ler é ótimo quando precisa de detalhes. Mas, para se orientar no dia a dia, o áudio pode ser mais rápido e prático.
Nem sempre precisa de abrir a caixa de entrada para saber que três e-mails de clientes precisam de atenção. Também não precisa de consultar o calendário para saber que tem a manhã preenchida e que só tem um bloco de concentração depois de almoço.
Uma boa síntese áudio dá-lhe uma ideia geral do dia. Ajuda-o a decidir onde concentrar a sua atenção.
O que distingue o ActorDo
A maioria das ferramentas de síntese diária é rígida. Apresenta um único resumo matinal, geralmente num só formato e com poucas opções de personalização.
O ActorDo é diferente porque a geração de áudio faz parte das automatizações.
Isto significa que pode criar sínteses diferentes para situações diferentes.
Pode escolher:
- Quando é executado o resumo
- Que contas verifica
- Que conteúdo resume
- Se utiliza e-mail, calendário, tarefas ou todos estes recursos
- Se envia o resultado por e-mail ou WhatsApp
- Se o resumo deve ser breve, detalhado, apenas sobre assuntos urgentes ou específico de um projeto
Isto torna o ActorDo útil não só como ferramenta de briefing diário, mas também como assistente de trabalho flexível.
Algumas ideias práticas de automatização
Crie um briefing áudio matinal no WhatsApp com o calendário de hoje, os e-mails urgentes e as principais tarefas.
Crie um briefing áudio de acompanhamento de clientes todas as tardes, com e-mails que precisam de resposta.
Crie um briefing de planeamento de segunda-feira com as reuniões desta semana e as tarefas atrasadas.
Crie um briefing de resumo de sexta-feira com trabalho por concluir e conversas de e-mail importantes.
Crie um briefing de preparação para reuniões 30 minutos antes de chamadas importantes, com base em e-mails recentes e tarefas relacionadas.
A principal vantagem
Os briefings áudio do ActorDo ajudam a manter-se a par sem estar sempre a consultar aplicações.
Continua a decidir a que responder, o que adiar, reagendar ou ignorar.
Mas, em vez de começar com uma caixa de entrada ou um calendário desorganizados, começa com um resumo claro em áudio.
Para profissionais com pouco tempo, isso pode fazer a diferença entre passar o dia a reagir e começar o dia com intenção.