Instruções de tom de voz para redigir rascunhos de e-mail
A IA tem inúmeras aplicações.
Uma delas é ajudar a escrever e-mails, incluindo responder aos e-mails recebidos.
Um aspeto importante é usar o seu próprio tom de voz ao escrever e-mails, para que pareçam ter sido escritos por si.
Eis alguns exemplos de como adicionar essas instruções a qualquer ferramenta de IA, como ChatGPT, Gemini, Claude ou qualquer outra que esteja a utilizar.
Porque é importante ter uma voz de marca consistente
Ao responder a e-mails, sobretudo em contextos profissionais ou delicados, a forma como exprime as suas ideias pode ser tão importante como aquilo que diz.
Usar o seu próprio tom de voz garante que a sua comunicação se mantém autêntica, coerente e alinhada com a sua identidade pessoal ou de marca (ou com a da sua empresa).
A IA pode adaptar-se para refletir esse tom, quer seja amigável e informal, conciso e direto, ou diplomático e atento aos detalhes se a orientar corretamente. E, na verdade, este é o aspeto mais importante na utilização de qualquer ferramenta de IA.
Como ensinar à IA o seu tom
Não precisa de treinar um modelo personalizado nem de escrever código complexo. Não precisa de ser a Google ou a Microsoft para o fazer.
A maioria das ferramentas de IA de utilização geral — como o ChatGPT, o Gemini ou o Claude — responde bem a instruções claras. Eis algumas formas simples de o fazer:
1. Comece com um exemplo
Dê à IA alguns exemplos de emails que escreveu. Pode dizer algo como:
«É assim que costumo escrever emails. Imite o meu tom e a minha estrutura.»
Olá, John. Obrigado pela atualização. Vou rever o documento até sexta-feira e depois digo-lhe alguma coisa. Avise-me se houver alguma alteração desse lado. Cumprimentos, Alex
Isto dá à IA uma referência concreta e ajuda-a a imitar melhor o seu tom nas respostas futuras.
2. Especifique claramente as instruções de tom
Ao escrever um pedido, indique o tom que pretende para a resposta. Por exemplo:
«Responda a este email num tom profissional, mas amigável, como costumo escrever. Seja breve e inclua um agradecimento.»
Ou, para algo mais específico:
«Use um tom confiante e claro, evite palavras supérfluas e não ultrapasse as 100 palavras.»
3. Use prompts baseados em personas
Algumas ferramentas permitem definir uma «persona» ou instruções personalizadas. Pode escrever:
«É o meu assistente de escrita. Ajuda-me a responder a emails com o meu tom natural: prestável, um pouco informal, sempre respeitador e focado na clareza.»
Guarde isto como uma instrução personalizada, se a ferramenta o permitir (o ChatGPT, por exemplo, disponibiliza esta opção nas definições, em «instruções personalizadas»).
Erros comuns e como evitá-los
- Prompts demasiado genéricos: Dizer «responde a este e-mail» sem dar orientações resulta muitas vezes em respostas insípidas ou robóticas.
- Editar em excesso os rascunhos da IA: Se está sempre a reescrever o que a IA produz, considere atualizar os seus prompts ou dar exemplos de tom mais adequados.
- Ignorar o contexto: A IA funciona melhor quando lhe fornece a conversa completa ou resume o contexto.
Dica avançada: aperfeiçoe os seus prompts ao longo do tempo.
Se utiliza regularmente a IA para responder a emails, comece a criar alguns modelos de pedidos reutilizáveis. Por exemplo:
- Resposta de seguimento após uma reunião
- Agradecimento breve com próximos passos
- Recusa educada de um pedido
Estes modelos vão poupar-lhe tempo e manter o seu estilo de comunicação consistente.
Dica: sabia que pode usar estas instruções no ActorDO para ajudar a automatizar rascunhos e a etiquetagem de emails?
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